老板怎么用 AI？把报价、客服回复和周报交给 AI 起草

小企业最值得先交给 AI 的是哪 4 件事？

1. 每天 客服回复：把最常被问的 20 个问题和标准答案整理好，让 AI 按你的语气回复新问题的初稿。
2. 每单 报价单：把客户的零散需求整理成清楚的报价单格式，标出还要确认的项目。
3. 每周 一页周报：把销售、支出、库存数据变成一页摘要：发生了什么、哪里异常、下周要注意什么。
4. 一次做好 标准作业流程（SOP）：把老员工口头教的做法写成步骤清单，新人照着做。

怎么让 AI 帮你把数据变成周报？

把本周数据从表格复制出来（去掉客户姓名等敏感信息），再用这条提示词：

你是一位小企业的财务顾问，说话直接。
下面是我们本周的数据：[粘贴表格：日期、产品、销量、金额、支出类别]。
请帮我写一页周报：
1. 三句话总结本周发生了什么；
2. 列出 2 个异常（比上周明显高或低的地方），并说明你是根据哪几行数据判断的；
3. 下周要注意的 2 件事。
不要猜测数据里没有的原因，看不出来就写“需要确认”。

最后一句很重要：它让 AI 把不确定的地方交还给你，而不是编一个听起来合理的解释。

怎么写一份新人照着就能做的 SOP？

我会描述我们店里 [某个流程，例如“处理退货”] 的做法，可能很乱。
请整理成一份 SOP：目的、适用情况、所需工具、步骤（每步一个动作）、常见错误、需要找主管的情况。
步骤用编号，每步不超过 25 字。
[口述或粘贴现在的做法]

最常见的 3 个错误

• 一次想把整个公司都“AI 化”，结果什么都没做成。
• 让 AI 直接对客户承诺价格、交期或退款条件。
• 不记录省了多少时间，于是也说不清值不值得继续。